【完全版】経理業務を効率化するChatGPT活用方法7選を徹底解説!

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【完全版】経理業務を効率化するChatGPT活用方法7選を徹底解説!

「経理業務でChatGPTって役に立つの?」
「ChatGPTを使って経理部の仕事を効率化したい・・・」
「経理部の仕事にChatGPTをどう活用したらいいのかわからない・・・」
とお悩みの経理業務に従事の方も多いのではないでしょうか。

経理業務は、日常的にデータ処理や書類作成など多くの事務作業が行われるため、ChatGPT活用による業務効率化のインパクトは非常に大きい分野です。
本記事では、経理業務を圧倒的に効率化するChatGPTの活用方法7選について詳しく解説します。

経理業務に従事する方は、ぜひ参考にしてください。

経理業務を効率化するChatGPT活用方法7選

経理部の仕事にはまだアナログな部分が多く残っているため、ChatGPTを活用することで業務効率を大幅にUPすることができます。

経理業務において、特に効果的なChatGPT活用法について、詳しく解説します。

  • 活用方法1.決算書類の作成
  • 活用方法2.翻訳(英文の決算書作成・英文資料の日本語翻訳)
  • 活用方法3.経理データの分析
  • 活用方法4.社内報告書・レポート作成
  • 活用方法5.請求書の作成
  • 活用方法6.Excelやマクロ(VBA)のサポート
  • 活用方法7.社内問い合わせ対応

活用方法1.決算書類の作成

経理部において、決算書類の作成は最も重要かつ時間と労力を多く要する作業の一つです。
ChatGPTの活用により、決算書類の作成を効率化し経理部の負荷を軽減することができます。

まず、ChatGPTは決算に必要な項目やフォーマットについての基本的な質問に自動的に答えることができます。これにより、経理部のスタッフは、より複雑な分析や他の重要なタスクに集中することができます。次に、ChatGPTは過去の決算データやその解釈を記録し、将来の参照のために整理する能力もあります。これは、同じような質問や課題が再度発生した際に効率的に対応し、組織全体の知識を高めるのに有用です。

これらの活用方法により、ChatGPTは決算書類の作成プロセスをスムーズにすることができます。

活用方法2.翻訳(英文の決算書作成・英文資料の日本語翻訳)

グローバルなビジネスを展開する企業においては、経理部は英文の決算書作成や英文資料の日本語翻訳など、多言語に対応した業務も必要です。このような作業は専門性が高く、時間もかかるため、ChatGPTの活用で効率化が期待できます。

まず、ChatGPTは英語のフレーズや会計用語についての基本的な質問に自動的に答えることが可能です。これにより、経理部のスタッフは専門的な経理・会計作業に専念し、より高度なタスクに集中できます。さらに、ChatGPTは過去の翻訳例やそれに対するフィードバックを記録し、将来の参照や品質向上のために整理します。この機能は、翻訳の一貫性を保つと同時に、翻訳作業のスピードを上げるのに役立ちます。

以上のような活用により、ChatGPTは翻訳業務においても大いに役立つツールとなりえます。翻訳作業が必要な経理部にとって、ChatGPTは翻訳作業を効率と品質を同時に向上させるでしょう。

活用方法3.経理データの分析

経理部では財務データの管理と分析が不可欠な業務です。データが膨大であるため、その効率的な処理は特に重要です。ChatGPTの活用は、経理データの分析を格段に効率化し、経理部の業務負荷を軽減する手段となります。

まず、財務指標や経理データなどをChatGPTにインプットすることで、これらのデータに関する基本的な質問に回答することができます。これにより、経理スタッフは高度な分析に必要な時間を確保することができます。例えば、ChatGPTは過去の財務データを参照し、短期・長期の傾向や異常値を自動で指摘することも可能です。さらに、ChatGPTはデータ分析結果を簡潔にまとめ、将来の意思決定に活かせる形で報告することができます。このような自動化された報告は、会議やプレゼンテーションの効率を高め、全社的な意思決定をスムーズにします。

このように、ChatGPTを活用することで、経理データの分析においても多くの利点があります。データ分析作業が重要な経理部において、より質の高い分析を効率的に行うための強力なツールと言えます。

活用方法4.社内報告書・レポート作成

経理部では、財務や経理など会計に関する社内報告書やレポートを作成することもあるでしょう。これらの資料は多くの場合、決定を下すための基礎データとなります。ChatGPTの活用によって、報告書やレポート作成のプロセスが効率化し、経理部の作業負荷が減少します。

まず、ChatGPTに必要な会計データ等を提供することで、重要な情報を取得・要約したり、グラフや図表を自動で作成することができます。これによって、経理スタッフは文章やグラフ・図表の作成のような事務作業の時間を削減し、より高度な分析や解釈に時間をかけることができます。報告書の初稿が完成した後も、ChatGPTは指定された形式やテンプレートに応じて文書を調整することが可能です。
また、ChatGPTに過去の報告書やレポートをアップロードすることで、過去の報告書・レポートから必要な情報を抽出・要約し、新しい報告書に適用することができます。

最後に、ChatGPTはレポートの内容に基づいて、次にとるべきアクションを具体的に提案することができます。これにより、報告書やレポートがより具体的な成果に結びつきやすくなります。

このように、ChatGPTの活用は報告書やレポート作成において多面的な効率化をもたらします。データの取得・加工、作成に至るまで経理部の業務がスムーズに進むでしょう。

活用方法5.請求書の作成

経理部において、請求書の作成は不可欠な業務の一つです。正確かつ迅速な請求書の発行は、取引先との信用や自社のキャッシュフローに直結します。ChatGPTを使うことで、この重要なタスクが高度に効率化され、経理部の負担も大幅に軽減できます。

まず、ChatGPTは請求書のテンプレートを作成したり、個別の取引条件や契約内容を入力することで、請求書を一瞬で作成することができます。この機能によって、手動での作成やエラーチェックの時間が削減され、経理部門は他の高度な業務に専念できます。請求書の内容に関する基本的な疑問にも、ChatGPTは自動的に答えることができるため、顧客サポートの手間も省けます。

これらの活用方法により、ChatGPTは経理部の請求書作成業務を大いに効率化し、業務プロセス全体をスムーズにすることができます。

活用方法6.Excelやマクロ(VBA)のサポート

経理部では、Excelやマクロ(VBA)を使用してデータの処理や分析を行うことが多いですが、複雑な処理な分析を行うためのExcelの関数やマクロの組み方がわからないときに、ChatGPTは大いに役に立ちます。

ChatGPTはExcelの関数やマクロの組み方、VBAコードに関する質問に回答してくれます。特に、Excelやマクロの初心者にとっては、自分が行いたい処理や関数の名前もわからないと、検索して調べるのもひと苦労ですが、ChatGPTなら自然な会話で「~な処理を行えるExcel関数を教えて」と指示するだけで、解決します。他にも、「このマクロが正しく動作しない理由は?」や「この数式で何が計算されるのか?」といった疑問に対しても、専門的な解説と解決策を提供します。これにより、経理部員はより高度な分析や他の重要な業務に集中できます。
また、ExcelやVBAの使い方に関する研修資料の作成もChatGPTで出来てしまいます。これにより、新人教育も効率的に行えます。

以上のように、ChatGPTを活用することで、経理部のExcelやマクロ(VBA)を使ったデータ処理や分析の作業を多角的にサポートし業務全体を効率化することができます。

活用方法7.社内問い合わせ対応

経理部は、経費精算、請求書、決算などについて社内から多くの問い合わせに応じる必要があり、その対応には多くの時間とリソースがかかります。
ChatGPTの活用により、この問題を効率的に解決することができます。

ChatGPTに経理の専門ナレッジや自社の経理データや規程・ルール等を学習させて、自社専用の経理ボットを構築することで、ChatGPTは社内からの基本的な質問、例えば「今月の経費報告の締め切りは?」や「電子決裁の手続きは?」などに自動的に答えることができます。これにより、経理部のスタッフはより複雑な問題や他の優先すべき業務に専念することができます。
また、ChatGPTは過去の問い合わせとその解決策をデータベースに保存することができます。これにより、経理部が同じような問い合わせに次回からは効率的に回答することができます。他にも、ChatGPTは他の部署との連携もスムーズにします。例えば、人事部と連動して給与関連の問い合わせに対応するといった具体的な活用法も考えられます。

総じて、ChatGPTは経理部の社内問い合わせ対応を効率化し、質の高い業務遂行をサポートします。


経理業務におけるChatGPT活用のメリット

経理業務におけるChatGPT活用のメリットは次の2つがあります。

  • メリット1.経理業務の効率化
  • メリット2.経理業務の正確性と精度の向上

メリット1.経理業務の効率化

経理部でのChatGPTの活用は、経理業務を大幅に効率化します。

具体的には、ChatGPTは経理関連のデータ整理や帳簿の作成、財務・経理データの分析やレポート作成などの業務を効率化することができます。これにより、経理部のメンバーは煩雑な作業から解放され、より重要な戦略的な業務に専念することができます。
また、経費精算、請求書発行などに関する社内からの問い合わせに自動で回答する自社専用の「経理ボット」として機能し、経理部の問い合わせ対応工数を大幅に削減することも可能です。

このように、ChatGPTの経理部での活用は経理業務の効率化を実現し、残業時間の減少等を通じたコスト削減や生産性の向上を実現します。

メリット2.経理業務の正確性と精度の向上

経理部でのChatGPTの活用は、業務の正確性と精度の向上に非常に効果的です。

ChatGPTは複雑な財務データの処理や、書類の作成といった作業をサポートします。これにより、人手によるエラーが大幅に減少し、データの一貫性と信頼性が向上します。
さらに、ChatGPTは高度な分析能力を有しているため、財務報告や予算計画においても高い精度の分析やインサイトを提供できるでしょう。これは、企業の経営層がより正確な戦略的判断を下すための不可欠な支援となります。

このように、経理部でのChatGPTの活用は、経理業務の正確性と精度の向上を実現します。


経理業務におけるChatGPT活用の留意点

経理業務におけるChatGPT活用にはメリットが多くありますが、留意すべきポイントもあります。

  • 留意点1.誤った情報を生成する可能性がある
  • 留意点2.データが古い(2022年1月まで)
  • 留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.誤った情報を生成する可能性がある

ChatGPTは非常に強力で便利なツールですが、「完璧」ではありません。
ときには誤った情報を創作したり、指示内容を誤ってしまうことがあります。

従って、ChatGPTを業務で活用する場合は、回答をそのまま鵜呑みにせずに、必ず人手による精査(ファクトチェック)や調整を加えることが不可欠です。

特に、経理業務においては請求書の発行や決算書類の作成など、ミスが許されない重要な役割を担っているため、最終的に人手による確認や承認を行う承認フローをルールとして定めることが求められます。

留意点2.データが古い(2022年1月まで)

ChatGPTは2022年1月までのインターネット上の情報を学習したAIモデルのため、それ以降の最新情報は把握していません。
そのため、2022年1月以降の最新情報の調査などではChatGPTを活用せずに、自ら信頼のおける情報源等で確認するようにしましょう。

そもそも、ChatGPTは「文章・コードの生成やチェック」や「データの分析」などを得意としており、情報の「検索」には不向きです。
ChatGPTを活用するにあたっては、これらの特性を踏まえ適切に活用することが重要です。

留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した従業員や応募者などの個人情報や機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを活用する際には、ChatGPT(プロンプト)に顧客情報、個人情報、機密情報は入力しないようにしましょう
特に、経理業務においては顧客情報や機密情報を多く取扱うため慎重な取り扱いが求められます


【あわせて読みたい】日本企業の導入・活用事例

日本企業におけるChatGPTの導入・活用事例はこちらの記事をご参考にしてください。


最後に

本記事は、経理業務に従事する方に特に効果的なChatGPTの活用方法について詳しく解説しました。

経理業務は、日常的にデータ処理や書類作成、多くの事務作業が行われるため、ChatGPTを上手に活用することで、経理業務の効率化によるコスト削減や生産性の向上や正確性・精度を向上できることが確認できたかと思います。

経理業務に従事する方は、この記事を参考にChatGPTを活用して煩雑な経理業務の効率化を実現しましょう。

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