【完全版】総務部の業務を効率化するChatGPT活用方法7選を徹底解説！
「総務部の仕事でChatGPTって役に立つの？」
「ChatGPTを使って総務部の仕事を効率化したい・・・」
「総務部の仕事にChatGPTをどう活用したらいいのかわからない・・・」
とお悩みの総務部ので働く方は多いのではないでしょうか。
本記事では、総務部の仕事を超効率化するChatGPTの活用方法7選について詳しく解説します。
総務業務に従事する方は、ぜひ参考にしてください。
目次
総務部の業務を効率化するChatGPT活用方法7選
総務部の仕事は多岐にわたり煩雑な事務作業も多いため、ChatGPTを活用することで業務効率を大幅にUPすることができます。
総務部の業務において、特に効果的なChatGPT活用法について、詳しく解説します。
- 活用方法1．社内規程の作成
- 活用方法2．マニュアルの作成
- 活用方法3．社内問い合わせ対応
- 活用方法4．社内行事・社内イベントの企画や式次第の作成
- 活用方法5．株主総会・取締役会の書類作成
- 活用方法6．株主総会・取締役会の議事録作成
- 活用方法7．福利厚生の企画・管理
活用方法1．社内規程の作成
総務部は会社全般の社内規程の作成と管理を所管することが多いでしょう。
ChatGPTを活用することで、社内規程の作成や管理を効率的に行うことができます。
まず、ChatGPTは、既存のテンプレートや前例を基にして、新しい社内規程のドラフトを作成することができます。特定のテーマやセクションに関する基本的な情報を提供することで、ChatGPTは関連する法律や規制、および業界のベストプラクティスに基づいて、草稿を作成することができます。
さらに、ChatGPTは規程のドラフトをレビューし、表現や誤字脱字のチェックを行ってミスを防止したり、関連する規程類との一貫性を確認するのに役立ちます。規程の言葉遣いやフォーマットを標準化し、規程が明確で理解しやすいことを確保するための推奨事項を提供することができます。
ChatGPTはまた、規程の内容に関する疑問や説明を提供することも可能です。総務部のメンバーや他の部署のメンバーが特定の規定や言葉の意味について質問すると、ChatGPTは規程な背景や意図を説明し、より明確な理解を促進します。
これらの方法を通じて、ChatGPTは社内規程の作成プロセスを効率化し、業務時間と労力を節約し、規程の品質と一貫性を向上させることができます。これにより、総務部はより効果的に社内規程を管理し、会社全体の運営基準とポリシーを維持し、遵守することができます。
活用方法2．マニュアルの作成
総務部は、社内マニュアルの作成を通じて、会社のポリシーや手続きを明確に伝える役割を担っています。ChatGPTの活用は、このプロセスを効率化し質を向上させることができます。
まず、ChatGPTは、既存の規程やテンプレートを基に新しいマニュアルのドラフトを素早く作成する能力を持っています。これにより、総務部は時間を節約し、他の重要なタスクに集中することができます。
また、ChatGPTは文法やスタイルのエラーをチェックし、修正提案を行います。これにより、マニュアルの品質と一貫性が向上します。
さらに、ChatGPTはマニュアルの内容に関する質問に答える能力を持っており、社員の理解を深めるのに役立ちます。
これらを通じて、総務部は社内マニュアルの作成と更新のプロセスを効率化し、マニュアルのクオリティを保ちつつ、会社全体のコミュニケーションとコンプライアンスを向上させることができます。
活用方法3．社内問い合わせ対応
総務部は、社内の様々な問い合わせに対応する重要な役割を担っています。
ChatGPTの活用は、このタスクを効率化し、総務部の負荷を軽減することができます。
ChatGPTに社内規程やFAQのデータを学習させて、自社専用の社内問い合わせ対応用のAIチャットを構築することで、ChatGPTは社内規程や手続きに関する基本的な質問に自動的に答えることができます。
これにより、総務部のスタッフは、より複雑な問題や他の重要なタスクに集中することができます。
また、ChatGPTは、過去の問い合わせとその解決策を記録し、FAQのデータを自動で築盛・整理することができます。これは、総務部が同様の問い合わせに効率的に対応し、組織全体の知識を共有するのに役立ちます。
これらの活用方法により、ChatGPTは総務部の効率を向上させ、社内の問い合わせ対応プロセスをスムーズにすることができます。
活用方法4．社内行事・社内イベントの企画や式次第の作成
総務部は、社内行事やイベントの企画、および式次第の作成において中心的な役割を果たしながら、会社の文化やコミュニケーションを促進します。
ChatGPTは、このプロセスを効率化し、総務部の業務をサポートすることができます。
まず、ChatGPTは、イベントの企画段階で、必要なタスクリストやチェックリストを生成し、総務部が何を準備する必要があるのか明確に理解するのに役立ちます。
また、既存のテンプレートを基にして、イベントのアジェンダや式次第のドラフトを素早く作成することができます。
さらに、ChatGPTはイベントの主題や内容に関する提案を提供し、創造的なアイデアをもたらすことができます。イベントの招待状や通知メールの作成も効率化でき、総務部の手間を省くことができます。
これらのChatGPTの活用により、総務部は社内行事やイベントの企画、実施、評価のプロセスを効率化し、社内のエンゲージメントと満足度を向上させることができます。これらの利点は、総務部がより効果的に業務を遂行し、組織全体のコミュニケーションと文化を強化するのに貢献します。
活用方法5．株主総会・取締役会の書類作成
総務部は、株主総会や取締役会の事務局として、株主総会・取締役会に必要な書類の作成や管理を行うことも多いでしょう。
ChatGPTは、このプロセスを効率化し、総務部の業務負荷を軽減することができます。
まず、ChatGPTは、会議のアジェンダや議事録のテンプレートを作成する能力を持っています。これにより、総務部は法律や規制に準拠した書類を迅速かつ効率的に作成することができるでしょう。
また、ChatGPTは、会議資料や報告書の初稿を作成する際にも利用できます。提供されたデータや情報を基に、ドラフトの作成や書類の整理を助け、総務部の時間と労力を節約します。
また、手作業で作成した書類のドラフトをChatGPTが校正することで、表現のミスや誤字脱字を防止することができます。
これらの方法を通じて、ChatGPTは株主総会や取締役会の書類作成プロセスを効率化し、総務部の業務をサポートし、会社全体の法律と規制のコンプライアンスを保つのに貢献します。
活用方法6．株主総会・取締役会の議事録作成
総務部は株主総会や取締役会の議事録作成において重要な役割を果たします。議事録は、会議の内容を正確に反映し、将来の参照のために保存する必要があります。
ChatGPTは、このプロセスを効率化し、総務部の作業負荷を軽減することができます。
ChatGPTは、会議のアジェンダや発言内容を基にして議事録のドラフトを作成することができます。これにより、総務部は議事録作成の初期段階で時間を節約することができます。
また、ChatGPTとは別に音声認識ツールを組み合わせることで、議事録作成を自動化して劇的な効率化を実現することができます。
具体的には、面接中の対話内容を音声認識ツールを活用して録音して、文字起こしします。その文字起こししたテキストデータをChatGPTに入力することで、ChatGPTが整理と編集や要約を行い、議事録として出力することができます。
もちろん人間の目で確認や修正・編集する必要がありますが、イチから手作業で作成するのに比べると総じて煩雑な議事録作成作業を大幅に短縮し、高品質な文書を生成することが可能です。
これらの方法でChatGPTを活用することで、株主総会や取締役会の議事録作成プロセスを効率化し、総務部の業務をサポートし、法律と規制のコンプライアンスを保つのに貢献します。
無料の音声認識ツールとChatGPTを活用して、議事録を自動作成する具体的な方法とプロンプトについては以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
活用方法7．福利厚生の企画・管理
総務部は、福利厚生プログラムの企画・管理と実施において中心的な役割を果たし、社員の満足度と忠誠度を高めることが期待されています。
ChatGPTは、福利厚生の管理とコミュニケーションを効率化するための有益なツールとなる可能性があります。
まず、ChatGPTは、福利厚生プログラムの詳細を整理し、簡潔かつ明瞭に説明するための資料やマニュアルを作成することができます。これにより、社員が利用可能な福利厚生を理解しやすくなり、総務部への基本的な質問が減少します。
さらに、ChatGPTは、社員からの福利厚生に関する問い合わせに対応し、必要な情報を提供することができます。これにより、総務部のスタッフは、より複雑な問題や他の重要なタスクに集中することができます。
また、ChatGPTは、福利厚生プログラムの利用状況や社員のフィードバックを収集し、分析することも可能です。これにより、総務部は福利厚生プログラムの効果を評価し、改善点を特定することができます。
これらの活用方法により、ChatGPTは福利厚生の管理とコミュニケーションを効率化し、総務部が社員の満足度と忠誠度を向上させる目標を達成するのに貢献することができます。
総務部の業務におけるChatGPT活用のメリット
総務部の仕事におけるChatGPT活用のメリットは次の2つがあります。
- メリット1．業務効率化による生産性向上
- メリット2．正確性や精度の向上
メリット1．業務効率化による生産性向上
総務部でのChatGPTの活用は、業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。
具体的には、ChatGPTは社内規程やマニュアルの作成、社内問い合わせの対応、社内行事や会議の書類作成と議事録の作成、そして福利厚生の管理とコミュニケーションを効率化することができます。
これにより、総務部のスタッフはルーチンタスクにかかる時間を削減し、より重要かつ戦略的な業務に集中することができます。
また、ChatGPTは、法律や規制のコンプライアンスを確保しながら、書類の正確さと一貫性を向上させることができます。
さらに、ChatGPTは社員からの質問に迅速に対応し、必要な情報を提供することで、社内コミュニケーションのスムーズ化と社員の満足度向上にも貢献します。
これらの要素は全て、総務部の業務効率化を通じて生産性を向上させ、組織全体のパフォーマンスの向上につながる重要な要因となります。これらの利点を通じて、ChatGPTは総務部の価値を高め、組織全体の目標達成に貢献する強力なツールとなります。
メリット2．正確性や精度の向上
総務部でのChatGPTの利用は、業務の正確性と制度の向上に寄与します。
ChatGPTは、社内規程、マニュアル、会議資料、議事録などのドキュメント作成をサポートし、法律や規制のコンプライアンスを確保しながら、一貫したフォーマットと正確な情報を提供します。
さらに、ChatGPTを活用して社内問い合わせの1次対応を自動化することで、他部署からの社内規程などに関する質問に迅速に対応し、総務部のスタッフはより専門的かつ重要な問い合わせに集中することができるため、社内のコンプライアンスや制度の維持をサポートします。
また、ChatGPTは、議事録の作成や書類のレビューにおいて、誤りや矛盾を特定し、修正提案を行うことができます。これにより、ドキュメントの正確性とプロフェッショナリズムが向上します。
このように、ChatGPTの活用は総務部の信頼性と制度の向上に貢献し、組織全体の運営をさらに強化することができます。
総務部の業務におけるChatGPT活用の留意点
総務部の仕事におけるChatGPT活用にはメリットが多くありますが、留意すべきポイントもあります。
- 留意点1．誤った情報を生成する可能性がある
- 留意点2．データが古い（2022年1月まで）
- 留意点3．顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない
留意点1．誤った情報を生成する可能性がある
ChatGPTは非常に強力で便利なツールですが、「完璧」ではありません。
ときには誤った情報を創作したり、指示内容を誤ってしまうことがあります。
従って、ChatGPTを業務で活用する場合は、回答をそのまま鵜呑みにせずに、必ず人手による精査（ファクトチェック）や調整を加えることが不可欠です。
特に、総務部は社内規程の作成・管理や社内からの問い合わせに対応したり、株主総会・取締役会の事務局として運営するなど重要な役割を担うことが多いため、慎重な運用が求められます。
留意点2．データが古い（2022年1月まで）
ChatGPTは2022年1月までのインターネット上の情報を学習したAIモデルのため、それ以降の最新情報は把握していません。
そのため、2022年1月以降の最新情報の調査などではChatGPTを活用せずに、自ら信頼のおける情報源等で確認するようにしましょう。
そもそも、ChatGPTは「文章・コードの生成やチェック」や「データの分析」などを得意としており、情報の「検索」には不向きです。
ChatGPTを活用するにあたっては、これらの特性を踏まえ適切に活用することが重要です。
留意点3．顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない
ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。
つまり、ChatGPTに入力した従業員や応募者などの個人情報や機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。
したがって、ChatGPTを活用する際には、ChatGPT（プロンプト）に個人情報、顧客情報、機密情報は絶対に入力しないようにしましょう。
特に、総務部の業務では機密情報を取扱うこともあるため慎重な取り扱いが求められます。
【あわせて読みたい】日本企業の導入・活用事例
日本企業におけるChatGPTの導入・活用事例はこちらの記事をご参考にしてください。
最後に
本記事は、総務部の業務で特に効果的なChatGPTの活用方法について詳しく解説しました。
社内の多岐にわたる業務を担当し、煩雑な事務作業が多い総務部の仕事ですが、ChatGPTを上手に活用することで業務効率化や正確性・精度を向上できる業務やプロセスが多くあることが確認できたかと思います。
この記事が、総務部で働く方の業務効率化の助けになれば幸いです。
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