【完全版】情シス業務を効率化するChatGPT活用方法5選を徹底解説!

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【完全版】情シス業務を効率化するChatGPT活用方法5選を徹底解説!

「IT部門や情シスの業務でChatGPTって役に立つの?」
「ChatGPTを使ってIT部門や情シスの仕事を効率化したい・・・」
「IT部門や情シスの仕事にChatGPTをどう活用したらいいのかわからない・・・」
とお悩みの情シス業務に従事の方も多いのではないでしょうか。

企業のIT部門や情シスは、IT・システムや情報セキュリティなど情報システムに関すること全般を所管しており多岐にわたる業務を担当しているため、慢性的な人手不足に悩まされていると思いますが、ChatGPTを活用することで情シス業務の効率を大幅にアップすることが可能です。
本記事では、企業のIT部門や情シス業務を超効率化するChatGPTの活用方法5選について詳しく解説します。

企業のIT部門や情シス業務に従事する方は、ぜひ参考にしてください。

情シス業務を効率化するChatGPT活用方法5選

企業のIT部門や情シスは、企業内の情報システム・IT全般を統括する役割として、企業のIT戦略の立案から情報システムの企画・開発・運用・保守、IT機器の導入・管理、セキュリティ対策、社内ヘルプデスクなど多岐にわたる業務を担当しますが、ChatGPTを活用することで業務効率を大幅にUPすることができます。

企業のIT部門や情シス業務において、特に効果的なChatGPT活用法について詳しく解説します。

  • 活用方法1.社内システムの開発
  • 活用方法2.社内規程・ドキュメントの作成
  • 活用方法3.ヘルプデスク業務
  • 活用方法4.データ分析やレポート作成
  • 活用方法5.社内研修の企画・資料作成

活用方法1.社内システムの開発

IT部門や情報システム部門において、社内システムの開発は極めて重要な業務です。
ChatGPTの活用は、社内システム開発の効率化と高度化をもたらすことができます。

具体的には、ChatGPTは設計段階において、関係当事者らの要求定義などをもとに要件を整理して、要件定義書の作成を行うことができます。これによって、情シススタッフは要件定義にかかる時間を削減し、より専門的な業務に集中できます。
また、システム開発のプロセスにおいて、ChatGPTは簡単なコードの生成を行うことができます。さらに、コードレビューやデバッグのプロセスも効率化することができます。
特に繁忙期や人手が不足している際には、ChatGPTが基本的なコードの問題点を指摘し、エンジニアがより高度な問題解決に専念できるようサポートします。

これらの活用方法により、ChatGPTは社内システムの開発業務の効率を飛躍的に向上させることができます。

活用方法2.社内規程・ドキュメントの作成

情シス業務においては、社内システムやIT機器の利用・管理、情報セキュリティ対策などに関する社内規程やドキュメントの作成も重要な役割です。これらの社内規程・ドキュメントの作成も、ChatGPTの活用によって、格段に効率化することが可能です。

まず、ChatGPTは関連する規程やドキュメント、さらには一般的なルールやベストプラクティスをもとに、新しい規程や手続きに必要な要点を自動的に咲く背うすることができます。これによって、担当者は基本的なテンプレート作成やリサーチから解放され、より高度な内容に集中することができます。
また、基本的な構成や概要をChatGPTに提供するだけで、所定の社内規程・ドキュメントの形式で文章を作成してくれます。
さらに、情シススタッフが作成文章の校正を行い、誤字脱字や表現などの誤りを指摘することでヒューマンエラーの減少に役立ちます。

これらの活用法により、ChatGPTは社内規程・ドキュメントの作成業務における効率と品質を両立させることができるでしょう。

活用方法3.ヘルプデスク業務

企業のIT部門や情シス業務において、社内のヘルプデスク業務は多くの時間と労力がかかる業務です。ChatGPTは、情シスのヘルプデスク業務を大幅に効率化することができます。

まず、ChatGPTは社員からの一般的なIT関連の質問やトラブルに関する問い合わせに対して、自動的に対応することができます。例えば、パスワードのリセットやプリンターのトラブルなど、繰り返し発生するような問題に対しては、ChatGPTが自動で回答やマニュアルを提供することで、ヘルプデスクの担当者がより複雑な問題解決に専念できます。次に、ChatGPTは過去の問い合わせとその解決策をデータベース化して、将来の参照や解決のために活用します。これにより、同じような問題が再発した際に、即座に対応策を提供することが可能となります。さらに、これらのデータを解析して、よく発生する問題の根本原因を特定することもできるでしょう。

このように、ChatGPTはヘルプデスク業務の多くの側面で効率化と質の向上を実現できます。

活用方法4.データ分析やレポート作成

企業のIT部門や情シスにおいては、社内のIT・情報システムの利用状況の分析や、社内のデジタル化や情報セキュリティに関する課題の提起や対策の提案を行うことも重要な役割です。その過程で、情シスでは様々なデータ分析やレポート作成が行われます。
ChatGPTは、これらのデータ分析やレポート作成の効率化にも大いに役立ちます。

まず、ChatGPTはデータの前処理段階で役立ちます。データクレンジングや簡単な統計処理を自動化するすることができます。これにより、情シススタッフはより高度な分析手法に集中できます。また、特定の分析手法についての説明や手続きを簡単に提供することで、分析業務の教育や訓練を補完する役割も果たします。次に、ChatGPTはレポート作成の効率化にも貢献します。例えば、所定のテンプレートと一連のデータセットをアップロードすることで必要なデータ分析とともにレポートを自動生成することが可能です。これにより、レポート作成の時間を大幅に削減することが可能です。
さらに、ChatGPTは分析結果のインサイトを明示的に表現する力もあります。分析結果のデータをもとに、重要なインサイトを抽出して要約を作成したり、グラフや図表などを作成して関係者が理解しやすいように提供することができます。

このように、データ分析やレポート作成の各ステップで、ChatGPTは効率化と質の向上を実現します。

活用方法5.社内研修の企画・資料作成

IT部門や情シスにおいては、社内向けにITリテラシーや情報セキュリティなどに関する社内研修も担当します。ChatGPTは、社内研修の実施プロセスを効率化し、品質を向上させることができます。

まず、ChatGPTは研修テーマの選定や研修プログラムの構築に役立つ情報やアイデアを提供できます。例えば、各職種やスキルレベルに合わせた研修内容を効率的に生成し、そのアウトラインを作成するのに使用できます。これにより、情シス部門はより多角的で質の高い研修プログラムを短期間で設計できます。
次に、研修資料の作成においてもChatGPTは大いに活躍します。研修資料の構成のアイデアを出したり、本文の文章を自動生成することで資料作成のスピードが向上します。さらに、ChatGPTは例えばビデオ研修で用いるナレーションのスクリプト作成など、多様なフォーマットにも対応できます。
また、ChatGPTは研修の後、参加者からのフィードバックを受けるためのアンケートの設問や文章を作成し、さらにアンケート結果の分析や要約を行い、研修内容や研修資料の改善のアイデアを提供してくれます。

以上のように、ChatGPTは社内研修の企画から資料作成、そしてフィードバックの収集と改善まで、一連の流れを効率よく高品質に行うことができます。


情シス業務におけるChatGPT活用のメリット

情シス業務におけるChatGPT活用のメリットは次の2つがあります。

  • メリット1.情シス業務の効率化
  • メリット2.正確性や精度の向上

メリット1.情シス業務の効率化

IT部門や情シス業務でのChatGPTの活用は、業務効率化と生産性向上に非常に効果的です。具体的には、ChatGPTを用いることで社内システムの開発、社内規程やドキュメントの作成、データ分析やレポート作成、社内研修の資料作成、さらにはヘルプデスク業務まで多岐にわたるタスクを高速化し、正確に遂行することができます。この結果、IT部門のスタッフは日々のルーチンワークから解放され、より創造的かつ戦略的な業務に専念することが可能になります。

また、ChatGPTはプログラミングによって高度にカスタマイズ可能であり、特定の業務に特化した知識ベースや対応メカニズムを構築することもできます。これにより、業務ごとのニーズに応じて柔軟に対応しつつ、作業の正確性と一貫性を確保することができます。

総じて、ChatGPTを活用することで、IT部門や情シス業務の業務効率化を通じて生産性を高めることができるでしょう。

メリット2.情シス業務の信頼性と品質の向上

IT部門や情シス業務でのChatGPTの活用は、情シス業務の信頼性と品質の向上に大いに貢献します。

具体的には、ChatGPTはプログラムのコードレビュー、システム設計の文書作成、セキュリティポリシーや運用マニュアルなど、多くのドキュメント作成を高度にサポートします。
さらに、ChatGPTはIT部門において信頼できるリソースとして活動できます。たとえば、セキュリティ規定やデータ管理に関する複雑な質問にも正確に答えることが可能です。これにより、IT部門は適切な指導とガイダンスを提供し、社内のコンプライアンスとシステムの安全性を確保する役割を果たします。

また、ChatGPTはコードのエラー検出やドキュメントのレビューにおいても、誤りや矛盾を特定し、修正提案を行う能力があります。これにより、プロジェクトの正確性とプロフェッショナリズムが向上します。特に、ChatGPTの自動化と効率化の機能は、タスクを迅速かつ正確に完了させ、エラーを最小限に抑えることが可能です。

以上のように、IT部門や情シス業務におけるChatGPTの活用は、IT部門の信頼性と品質の向上に寄与することが期待されます。


情シス業務におけるChatGPT活用の留意点

情シス業務におけるChatGPT活用にはメリットが多くありますが、留意すべきポイントもあります。

  • 留意点1.誤った情報を生成する可能性がある
  • 留意点2.データが古い(2022年1月まで)
  • 留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.誤った情報を生成する可能性がある

ChatGPTは非常に強力で便利なツールですが、「完璧」ではありません。
ときには誤った情報を創作したり、指示内容を誤ってしまうことがあります。

従って、ChatGPTを業務で活用する場合は、回答をそのまま鵜呑みにせずに、必ず人手による精査(ファクトチェック)や調整を加えることが不可欠です。

留意点2.データが古い(2022年1月まで)

ChatGPTは2022年1月までのインターネット上の情報を学習したAIモデルのため、それ以降の最新情報は把握していません。
そのため、2022年1月以降の最新情報の調査などではChatGPTを活用せずに、自ら信頼のおける情報源等で確認するようにしましょう。

そもそも、ChatGPTは「文章・コードの生成やチェック」や「データの分析」などを得意としており、情報の「検索」には不向きです。
ChatGPTを活用するにあたっては、これらの特性を踏まえ適切に活用することが重要です。

留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した従業員や応募者などの個人情報や機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを活用する際には、ChatGPT(プロンプト)に個人情報(従業員や応募者の氏名など)、機密情報は絶対に入力しないようにしましょう


【あわせて読みたい】日本企業の導入・活用事例

日本企業におけるChatGPTの導入・活用事例はこちらの記事をご参考にしてください。


最後に

本記事は、企業のIT部門や情シス業務に従事する方に特に効果的なChatGPTの活用方法について詳しく解説しました。

企業のIT部門や情シスで働く方は、IT全般や情報セキュリティに関わるあらゆる業務を担当しているため、常に忙しく人手不足に悩まされていると思いますが、ChatGPTを上手に活用することで、情シス業務の効率化や信頼性と品質の向上が実現できることがおわかりになったかと思います。

IT部門や情シス業務に従事する方は、この記事を参考にChatGPTを活用して情シス業務を大幅に効率化しましょう。

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