【営業職必見】ChatGPTを活用してビジネスメールを作成するプロンプト5例を徹底解説!

📁
【営業職必見】ChatGPTを活用してビジネスメールを作成するプロンプト5例を徹底解説!

ビジネスメールの作成をめんどくさいと感じたことはありませんか?
特に営業職の方は、アポ取りや商品説明、接待・会食の案内やお詫びなど毎日何十通もの営業メールを送る方も多いのではないかと思います。

そんなめんどくさいビジネスメールの作成も、ChatGPTを使えば大幅に時間を削減することが可能です。

この記事では、ChatGPTでスグに使えるビジネスメールを作成するプロンプトを営業活動でよくある目的・シチュエーション別に5つご紹介します。
実際に筆者も活用しているプロンプトなので、コピペしてすぐに実践で活用できますよ。

営業職の方を中心にビジネスメール作成の効率化のお役に立てれば幸いです。

ビジネスメールでChatGPTをどのように活用できるか?

ビジネスメールの作成においてChatGPTを活用する方法は次の3つがあります。

  • 活用方法1.メール件名の作成
  • 活用方法2.メール本文の作成
  • 活用方法3.自分が作成したメールの誤字脱字チェック・校正

それぞれ詳しく解説します。

活用方法1.メール件名の作成

ChatGPTを活用して、開封率を上げるような効果的な「メールの件名」を作成することが可能です。

例えば、顧客の目にとまりやすくて開封率が高いメールの件名を考えたいときに、「メール本文の内容をもとに、開封率が上がるような効果的なメールの件名を提案してください」と指示することで、ChatGPTが効果的なメールの件名をいくつも提案してくれます。

実際に、自身が作成したメール本文の文章とともに「以下のメール本文の文章をもとに、最も開封率が高く効果的なメールの件名を5つ提案してください。」と指示したところ、メールの開封率に影響を与える4つのポイントも踏まえて5つのメール件名を理由もあわせて提案してくれました
メール開封率に影響を与えるポイントについては何も言及していないのに、それを踏まえた提案をしれくれました。すごい。

▼ChatGPTの実際の出力結果

活用方法2.メール本文の作成

メールの目的、相手、記載したい内容、出力方式などを指定するとだけで、スグに応用可能なビジネスメールを一瞬で作成してくれます。

具体的なプロンプト(ChatGPTへの質問文・指示文)については、次のチャプターでシチュエーション・目的別の5つの実践的なプロンプトを解説します。

活用方法3.自分が作成したメールの誤字脱字チェック・校正

自分が手作業で作成したビジネスメールの誤字脱字チェックや、文法・言い回しのチェック、より適切でわかりやすい表現や言葉にするために自分で推敲するのって、けっこう大変で時間もかかりますよね。

このような自分で作成した文章の誤字脱字チェックや校正もChatGPTは得意です。
誤字脱字チェックはもちろん、文体・言い回しの修正や、より伝わりやすい文章にする修正案まで提案してくれます。

以下は自分が作成したメール本文とともに「顧客宛てに送信予定の以下のメール本文を、誤字脱字がないかのチェックとより内容が伝わりやすいように校正してください。」といったプロンプトでChatGPTに校正を指示した結果です。
見事に誤字脱字を指摘してくれて、文体・言い回しや読みやすい文章にするための提案をしてくれました

▼ChatGPTの実際の出力結果


営業活動で実際に使えるビジネスメールを作成するプロンプト

ChatGPTを活用してビジネスメールを作成するプロンプトとして、営業活動でよく使われる目的・シチュエーション別に5つ解説します。

  • プロンプト1.アポ依頼のメール
  • プロンプト2.面談のお礼及び提案内容の検討の依頼メール
  • プロンプト3.接待・会食の日時・お店などの案内メール
  • プロンプト4.接待・会食の翌日のお礼メール
  • プロンプト5.お詫び・謝罪メール

活用シーンの多い実践的なプロンプトですので、ブックマークしてぜひ使い回してください。

プロンプト1.アポ依頼のメール

営業職の方は、顧客とのアポ(商談)を依頼するメールを送ることが多いかと思います。
以下のプロンプトは、自社のハウスリストにあるリードに対して初めて連絡を取り、アポの依頼をするメールを想定したプロンプトです。

▼コピペでそのまま活用できます。必要やお好みに応じて、適宜内容を修正してください。

あなたはプロの営業パーソンです。
以下の内容を忠実に守って、最高のビジネスメールを作成してください。

#制約条件
・ビジネス口調ではあるが、堅過ぎない文章を作成してください
・”拝啓”と”敬具”を使わないでください
・文章ごとに改行してください

#メールの目的
・DX支援サービスを提案するためのアポ(商談)の獲得

#メールの相手
・資料をダウンロードしてくれた企業の担当者で、これまで面識はない。

#メールの主な内容
・DX支援サービスの提案のために面談したい趣旨を伝える
・面談することによる顧客メリットも伝える
・面談の候補日を3つ提示して、それについて返信をもらう

#出力形式
・メール件名:
・メール本文:
○○株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
{自己紹介}
{資料ダウンロードのお礼}
{アポの儀提案と先方のメリット}
{日程の提示}
{締めの一言}
よろしくお願いいたします。

▼ChatGPTの実際の出力結果がこちらです。

細かい具体的な内容は適宜修正する必要がありますが、アポを依頼するメールとしては汎用的に使える良く出来た自然なメールが作成できました。
あまりAIが作成した文章っぽい感じもしません。

プロンプト2.面談のお礼及び提案内容の検討の依頼メール

顧客との面談(商談)後に、面談のお礼とともに提案内容の検討をお願いするメールを送ることもよくありますよね。

このようなメールも以下のプロンプトで実用的なメールを作成することが可能です。

▼コピペでそのまま活用できます。必要やお好みに応じて、適宜内容を修正してください。

あなたはプロの営業パーソンです。
以下の内容を忠実に守って、最高のビジネスメールを作成してください。

#制約条件
・ビジネス口調ではあるが、堅過ぎない文章を作成してください
・”拝啓”と”敬具”を使わないでください
・文章ごとに改行してください

#メールの目的
・DX支援サービスの提案を行った本日の面談後のお礼のメール
・面談で提案したDX支援サービスの検討を促す

#メールの相手
・本日面談を行った相手

#メールの主な内容
・面談に対するお礼
・面談で提案した内容のサマリー
・補足情報を伝えて改めて当社サービスを訴求
・面談で提案したDX支援サービスの検討を促す

#出力形式
・メール件名:
・メール本文:
○○株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
{面談のお礼}
{面談で伝えた内容のサマリー・補足情報}
{面談で提案したDX支援サービスの検討を促す}
{締めの一言}
よろしくお願いいたします。

▼ChatGPTの実際の出力結果がこちらです。

ChatGPTが内容を創作している箇所もあるので、適宜修正は必要ですが、全体的には目的にかなった自然なメールになっています。
修正時間を加味しても、手作業でゼロから作成するよりは早く作成できてしまいます。

プロンプト3.接待・会食の日時・お店などの案内メール

顧客との接待・会食を行う際の案内メールも以下のプロンプトで実用的なものが作成できます。

▼コピペでそのまま活用できます。必要やお好みに応じて、適宜内容を修正してください。

あなたはプロの営業パーソンです。
以下の内容を忠実に守って、最高のビジネスメールを作成してください。
#制約条件
・ビジネス口調ではあるが、堅過ぎない文章を作成してください
・”拝啓”と”敬具”を使わないでください
・文章ごとに改行してください

#メールの目的
・懇親会の日時とお店の案内

#メールの相手
・既存の法人取引先の部長

#メールの主な内容
・懇親会の時間をくれることに対して改めてのお礼
・懇親会の日時とお店の案内

#出力形式
・メール件名:
・メール本文:
○○株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
{懇親会の時間をくれることに対するお礼}
{懇親会の日時・お店・住所を箇条書きで案内}
{懇親会を楽しみにしているといった趣旨}
{締めの一言}

よろしくお願いいたします。

▼ChatGPTの実際の出力結果がこちらです。

日時・お店・場所の情報だけ修正すれば、ほとんどこのまま活用できそうなメールが作成できました。
ちなみに、日時・お店・場所の情報については自分で修正するのも、ChatGPTへプロンプトで指示するのも手間は変わらないので、プロンプトではあえて指定していませんが、プロンプトで正しく情報を与えれば正しい日時・お店・場所の情報でメールを作成してくれます。

プロンプト4.接待・会食の翌日のお礼メール

ビジネスマナーとして、接待・会食の翌日にお礼のメールを送ることがよくありますよね。
そんなメールも以下のプロンプトで簡単に作成できます。

▼コピペでそのまま活用できます。必要やお好みに応じて、適宜内容を修正してください。

あなたはプロの営業パーソンです。
以下の内容を忠実に守って、最高のビジネスメールを作成してください。

#制約条件
・ビジネス口調ではあるが、堅過ぎない文章を作成してください
・少し情緒的かつ冗長な文章にしてください
・”拝啓”と”敬具”を使わないでください
・文章ごとに改行してください

#メールの目的
・当社が主催の昨日の懇親会に参加してくれたことに対するお礼

#メールの相手
・既存の法人取引先の部長

#メールの主な内容
・昨日の懇親会に時間をくれたことに対するお礼
・懇親会の感想。”楽しかった”や”勉強になった”という趣旨

#出力形式
・メール件名:
・メール本文:
○○株式会社
△△様
いつも大変お世話になっております。
{昨日の懇親会のお礼}
{懇親会の感想。”楽しかった”や”勉強になった”という趣旨}
{”今後も役に立てるように頑張ります”という趣旨}
{締めの一言}
よろしくお願いいたします。

▼ChatGPTの実際の出力結果がこちらです。

若干の修正は必要ですが、よくある接待・会食翌日のお礼メールが完成しました。

プロンプト5.お詫び・謝罪メール

顧客に悪いご報告をしたりお詫びをするメールって、デリケートな内容で慎重を要するので何度も作り直したり推敲したりと神経も時間もたくさん使いますよね。

そんなメールも以下のプロンプトで叩き台を作成できてしまいます。
以下は、取引差から開発・生産を受注した会社(自社)において、開発・生産スケジュールに遅れが生じてしまっていることの報告と、納品スケジュールが予定の納期より遅れてしまうことを報告・お詫びするメールを想定したプロンプトです(こんなメールを送る必要がないことがベストですが。。。)

▼コピペでそのまま活用できます。必要やお好みに応じて、適宜内容を修正してください。

あなたはプロの営業パーソンです。
以下の内容を忠実に守って、最高のビジネスメールを作成してください。

#制約条件
・ビジネス口調ではあるが、堅過ぎない文章を作成してください
・少し情緒的かつ冗長な文章にしてください
・”拝啓”と”敬具”を使わないでください
・文章ごとに改行してください

#メールの目的
・当社が受注した商品の開発及び納品が遅れていることに対する報告とお詫び

#メールの相手
・当社に商品の開発を委託してくれている取引先の部長

#メールの主な内容
・商品の開発が遅れていることのお詫びと報告
・納期は1週間後の予定だが、開発の遅れにより納品は1ヶ月になる見込みであることの報告とお詫び

#出力形式
・メール件名:
・メール本文:
○○株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
{商品の開発が遅れていることのお詫びと報告}
{納期は1週間後の予定だが、開発の遅れにより納品は1ヶ月になる見込みであることの報告とお詫び} {締めの一言}

よろしくお願いいたします。

▼ChatGPTの実際の出力結果がこちらです。

デリケートな内容なので、このまま使えるというわけではありませんが、自分でゼロからメールを作成するよりはChatGPTが作成してくれたたたき台をもとに修正する方が、時間短縮に繋がりそうです。


ChatGPTでビジネスメールを作成するメリット

ChatGPTを活用してビジネスメールを作成するメリットは次の3つが挙げられます。

メリット1.メール作成時間の短縮
メリット2.ミスの防止
メリット3.メール文章の改善

メリット1.メール作成時間の短縮

大きなメリットとして、ビジネスメール作成の時間を削減・短縮できることが挙げられます。

特に営業経験がまだ浅くてビジネスメール作成に不慣れな方だったり、初めてのシチュエーション(例えば、初めて接待・会食をするなど)でどのようなメールを作成したらいいのか悩まれる方にとっては、メール作成に多くの時間がかかってしまうことがよくありますよね。

メール作成に時間がかかったり、どのような内容にしたらいいか悩まれる場合は、まずはChatGPTでメールの叩き台を作成してもらって、それを適宜修正する方が作成時間を短縮できるでしょう

メリット2.ミスの防止

忙しいときは自分が作成したメールの誤字脱字をチェックする時間も惜しまれるし面倒という方も多いと思います。

そんな方は、自分が作成したメールを送信する前に誤字脱字チェックや文法・言い回しにおかしい箇所がないかChatGPTにチェックにしてもらうのが効率的です。

メリット3.メール文章の改善

自分が手作業で作成したメール文章の誤字脱字チェックだけでなく、顧客により伝わりやすくわかりやすい文章に改善するための提案や作成もしてくれます。

また、上述のようにメール開封率を上げて興味を持ってもらうためのメール件名のアイデアを出してくれるなど、ChatGPTを活用することで営業成果を上げるような効果的なメールを作成することが可能です。

実際に、ChatGPTを活用してメルマガを作成・改善したところ、メルマガの反応率が約3倍まで改善したような事例もあります


ChatGPTでビジネスメールを作成する際の留意点

ChatGPTを活用することでビジネスメール作成の時間を短縮できたり、ミスの防止やメール内容を改善できることがわかったと思います。

でも、ChatGPTを活用してビジネスメールを作成する際に留意すべきポイントが2つあります。

留意点1.ChatGPTが作成した文章を必ず確認する
留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.ChatGPTが作成した文章を必ず確認する

ChatGPTは誤った情報を生成してしまうことがあります。これはどんなにプロンプトを改善してもその可能性を「ゼロ」にすることはできません。

また、ときにはAIっぽい不自然な文章が生成されることもあります。
上記でご紹介したプロンプトでは、ビジネスで使われるような自然で人間っぽい文章になるようなプロンプトにしていますが、これも完全ではありません。

したがって、ChatGPTを作成してビジネスメールを作成した際は、「誤った情報がないか」、「不自然な文章ではないか」を送信前に自分で必ず確認するようにしましょう。

留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した顧客情報・個人情報や自社の機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを使ってビジネスメールを作成する際には、ChatGPT(プロンプト)に顧客情報(取引先名など)、個人情報(担当者の名前など)、機密情報(顧客との詳細な取引内容など)は絶対に入力しないようにしましょう。

このため、上記で紹介したプロンプト例にも顧客情報・個人情報、機密情報は一切入れないようにしています。
顧客情報(法人名・メールの宛先の人の名前)はプロンプトに含めずに、必ず手作業でメールに入力するようにしましょう。

なお、ChatGPTの業務利用を認める会社では、ChatGPTに顧客情報、個人情報、機密情報を入力することを禁止するルールやガイドラインを制定していることが殆どです。

最後に

この記事は、ChatGPTを活用してビジネスメールを作成する方法と、営業活動ですぐに実践できる実用的なプロンプトを5つ解説しました。

営業職の方にとっては、ビジネスメールの作成に手間取ってしまい時間がかかってしまっている方も多くいると思います。
そんな方は、ぜひChatGPTを活用してビジネスメール作成を効率化して時間を節約しましょう。

「ChatGPTマガジン」を運営するゴートマン合同会社は、クライアント様ごとの課題やニーズに応じたChatGPTの導入・活用のコンサルティングやChatGPTカスタマイズ開発などをご提供しています。
ご興味のある企業様はお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。