【完全版】人事・採用業務を効率化するChatGPT活用方法13選を徹底解説!

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【完全版】人事・採用業務を効率化するChatGPT活用方法13選を徹底解説!

「人事・採用業務でChatGPTって役に立つの?」
「ChatGPTを使って人事・採用の仕事を効率化したい・・・」
「人事・採用の仕事にChatGPTをどう活用したらいいのかわからない・・・」
とお悩みの人事・採用業務に従事の方や、人材業界の方は多いのではないでしょうか。

本記事では、人事・採用業務を超効率化するChatGPTの活用方法13選について詳しく解説します。

人事・採用業務に従事する方や人材業界で働く方は、ぜひ参考にしてください。

人事・採用業務を効率化するChatGPT活用方法13選

人事・採用の仕事にはまだアナログな部分が多く残っているため、ChatGPTを活用することで業務効率を大幅にUPすることができます。

人事・採用業務において、特に効果的なChatGPT活用法について、詳しく解説します。

  • 活用方法1.求人広告原稿の作成
  • 活用方法2.書類選考の評価基準の作成
  • 活用方法3.応募書類の要約
  • 活用方法4.採用面接の質問の作成
  • 活用方法5.選考結果のメール作成
  • 活用方法6.スカウトメールの作成
  • 活用方法7.採用面接の議事録作成
  • 活用方法8.従業員の評価制度の作成
  • 活用方法9.ジョブディスクリプション(職務記述書)の作成
  • 活用方法10.新人研修の研修内容作成
  • 活用方法11.OJTのサポート
  • 活用方法12.人事労務管理の諸規定作成
  • 活用方法13.人事データの分析

活用方法1.求人広告原稿の作成

求人広告原稿の作成は、採用業務において非常に重要ですが手作業が多く時間のかかる業務です。
求人広告原稿の作成においても、ChatGPTを活用することで効率よくかつ効果的な求人広告を作成することが可能です。

採用ターゲットのペルソナ設定

ChatGPTを活用して採用ターゲットのペルソナ設定を自動作成することが可能です。具体的には、年齢、性別、スキルセットなど、採用したい人物像に必要な要素をリストアップし、それを元にChatGPTでストーリーを生成します。このようにして作成したペルソナは、採用戦略や求人広告作成に活用でき、その効果を検証してから更にペルソナを調整することができます。このプロセスによって、より現実に即した、かつ効果的なペルソナ設定が可能になります。

求人広告の文章作成

まずは、求人広告の「仕事内容」や「必須スキル」、「福利厚生」などに焦点を当て、それぞれに合った文章をChatGPTで自動作成ができます。これによって、一から文章を考える手間が大幅に減ります。

多言語対応

外国人採用を行う場合、英語や中国語など外国語で求人広告を作成する必要もあるでしょう。
その場合、ChatGPTの翻訳能力を活かして、日本語の求人広告の内容をもとに複数の言語に対応した求人広告を作成することができます。

キャッチコピーの作成

求人広告において、求職者の目を引き自社の魅力を端的に伝えるキャッチコピーが重要です。ChatGPTは、目を引くようなキャッチフレーズやタイトルを素早く作成できます。

A/Bテスト用のバリエーション作成

求人広告においては、複数のバリエーションで仮説・検証のサイクルを回して効果的な求人広告を作成することが重要です。ChatGPTは複数の文章バリエーションやキャッチコピーを作成してA/Bテストを効率的に行うのに役立ちます。

活用方法2.書類選考の評価基準の作成

ChatGPTは、書類選考の評価基準を効率的に策定するプロセスを強化します。
最初のステップとして、採用において重要な評価指標、必要なスキル、経験、資格などをChatGPTと対話しながらリストアップします。

次に、各指標に対するスコアリング方法や重要性をChatGPTとディスカッションしながら決定します。
これらの情報をもとに、ChatGPTは評価基準や対応する説明文を自動で作成します。
もちろん、人の目で確認をする必要はありますが、手作業での作成にかかる時間と労力が削減できるでしょう。

活用方法3.応募書類の要約

人手により数多くの応募書類を確認するのは多くの労力と時間がかかります。特に応募が集中する新卒採用においてはとりわけ大変です。

ChatGPTは数多くの応募書類の重要な情報を自動的に要約することが可能です。
例えば、ChatGPTを活用することで履歴書や職務経歴書の内容から重要な情報を短く要約することで、それを元に評価者が短時間で応募者のプロフィールを把握したり、効率的にフィルターをかけることが可能です。

活用方法4.採用面接の質問の作成

採用面接の質問作成は、求めるスキル、経験、そして企業文化への適合性を確認するうえで重要です。ChatGPTは、このプロセスを効率化し、より精度の高い質問の設計を可能にします。

具体的な活用方法として、まずは採用するポジションの必要条件と望ましい条件をリストアップします。
これをChatGPTに入力することで、関連する質問の候補を自動生成できます。この機能は、特定のスキルセットや資質に焦点を当てた質問を素早く生成する点で価値があります。

さらに、過去の面接結果や活躍する人材の特性などのデータとChatGPTを連携させることで、自社で活躍できそうな人材を見極めるための効果的な質問を作成することができます。これは、採用成功率を向上させる長期的な戦略として非常に有用です。

活用方法5.選考結果のメール作成

選考結果のメール作成もChatGPTを活用することで効率化することができます。
具体的には、候補者が合格した場合と不合格だった場合の2種類のテンプレートをChatGPTに作成してもらうことが可能です。

さらに、候補者が面接やテストで特に優れた点や改善が必要な点があれば、その情報も一緒にChatGPTに指示することで、よりパーソナライズされたフィードバックを選考結果のメールに含めることが可能です。
これによって、応募者にとって選考結果の連絡がより良い体験となり、当該企業に対するイメージが向上するでしょう。

活用方法6.スカウトメールの作成

スカウトメールの作成においても、ChatGPTは非常に有用なツールとなり得ます。
候補者に合わせてオーダーメイドのスカウトメールを送ることは重要ですが、それには多くの時間と労力がかかってしまいます。ChatGPTを使用すれば、短時間で効率的に質の高いスカウトメールを作成することができます。

具体的には、候補者の属性(例えば、業界経験、スキルセット、所属地域など)をプロンプトとしてChatGPTに入力することで、その属性に適したスカウトメールのテンプレートが生成されます。たとえば、「エンジニアでJavaに5年以上の経験がある人に送るスカウトメールを作成して」といった指示を与えるだけで、該当する条件にマッチした内容のメールが瞬時に生成されます。

欠点としては、大量のメールを一括で作成する場合には、各候補者の属性を手動で入力する必要があり、その部分で効率が落ちる可能性があるという点が挙げられます。それでも、個々の候補者に合ったメッセージを効率よく作成できるため、採用業務の効率化に大いに貢献するでしょう。

活用方法7.採用面接の議事録作成

採用面接の議事録作成は非常に重要な業務ですが、新卒一括採用などにおいて1日に大量の応募者と面接する場合などにおいては、特に手作業だと時間と労力がかかります。
ChatGPTの活用により、このプロセスを効率化することが可能です。

具体的には、面接中の対話内容を音声認識ツールを活用して録音して、文字起こしします。その文字起こししたテキストデータをChatGPTに入力することで、ChatGPTが整理と編集や要約を行い、議事録として出力することができます。このアプローチにより、煩雑な議事録作成作業を大幅に短縮し、高品質な文書を生成することが可能です。

ただし、注意点として、個人情報保護の観点から録音する場合は事前に候補者の同意を得る必要があります。また、生成された議事録は最終的に人間が確認することで、内容の正確性を保証することも必要でしょう。
総じて、ChatGPTを活用することで、採用面接の議事録作成においても時間と労力を節約し、業務効率を向上させることが期待できます。

無料の音声認識ツールとChatGPTを活用して、議事録を作成する方法については以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

活用方法8.従業員の評価制度の作成

従業員の評価制度の作成にもChatGPTは効果的です。

まず、評価制度で考慮するべき要素(例えば、目標達成度、協調性、スキルレベルなど)をChatGPTと対話しながら決定し、ChatGPTに入力します。ChatGPTはこの情報をもとに、従業員の評価制度に適したフレームワークや指標を自動で作成します。
例えば、「目標達成度:40%、協調性:30%、スキルレベル:30%」といった比率で評価するという具体的な指標を自動で提案してくれます。

もちろん、上司や人事部門などにおける人手による確認や修正と最終的な承認が必要でしょう。

このように、ChatGPTを活用することで、従業員の評価制度の作成と維持が効率的に、かつ柔軟に行えるでしょう。

活用方法9.ジョブディスクリプション(職務記述書)の作成

日本企業においても徐々に広がってきたジョブディスクリプション(職務記述書)の作成も、ChatGPTを活用することで効率化できます。

具体的な方法は、まず最初に会社の業務内容や求めるスキル、資格を簡単なテキスト形式で用意します。このテキストをChatGPTに送信することで、それに適したジョブディスクリプションが自動で作成できます。

たとえば、テキストで「プロジェクト管理、コミュニケーション能力、PMP認証」のように入力することで、ChatGPTはこれを基にして最適なジョブディスクリプションを出力することが可能です。

もちろん、ChatGPTによって作成された文章は最後に人間によって確認や編集する必要があります。
全てを手作業で作成するのに比べると、ChatGPTを活用することでジョブディスクリプションの作成を効率化できるでしょう。

活用方法10.新人研修の研修内容作成

新人研修の内容を効率よく設計するには、まず研修の目的、必要なスキル、予定されるアジェンダなどをChatGPTと対話しながら決定します。この内容をChatGPTに送信すると、それに基づいた最適な研修プログラムを自動で提案してくれます。

例えば「目的:基本的なビジネスマナーを理解する、スキル:コミュニケーション、アジェンダ:自己紹介→ビジネスメールの書き方→グループディスカッション」といったテキストを入力すると、ChatGPTはこれを元に、効果的な研修内容を提案してくれます。

ChatGPTによって提案された研修内容は、実際に研修を担当する人間によって確認と最終調整を行うことも重要です。この手法を採用することで、研修プログラムの設計と実施が大幅に効率化され、より高品質な研修が可能となるでしょう。

活用方法11.OJTのサポート

OJT(オンザジョブトレーニング)の進行にあたっては、まず新入社員に求められるスキルと目標を決定し、その内容をChatGPTに送信すると、それに適したOJTプランや補助資料、スケジュールを提案してくれます。
例えば、「スキル:プロジェクト管理、目標:一人前のプロジェクトリーダーになる」といった情報を入力すると、ChatGPTは適切なOJTフローと補助資料を作成してくれるでしょう。

ChatGPTによって生成されたOJTプランは実際の担当者によって確認と調整が行われ、実施に移されます。このような流れでChatGPTを活用することで、OJT補助業務は大幅に効率化され、質も向上するでしょう。

活用方法12.人事労務管理の諸規定作成

人事労務において、諸規程の作成は重要かつ多大な労力と時間がかかる業務です。
人事労務に関する規程には、「就業規則」「賃金規程」「退職金規定」「育児・介護休業等に関する規程」「パートタイム社員就業規則」「在宅勤務規程」「出張・赴任旅費規程」など数多くの規程が存在します。

諸規程のひな型ファイルなどをChatGPTに読み込ませた上で、会社の基本方針や労働条件などの具体的な内容をChatGPTに入力すると、それらの条件に基づく規程の文書を作成してくれます。

自動生成された諸規定は実際の人事や法務の担当者によって確認され、必要な調整を加えることが欠かせません。このようにChatGPTを活用することで、すべてを手作業で作成するのに比べて諸規定作成業務は大幅に効率化され、質も担保されるでしょう。

活用方法13.人事データの分析

ChatGPTは人事データの分析も効率化します。
まず、集めたい人事データ(例えば、従業員の定着率、パフォーマンス指標、勤怠データ、部署ごとの残業時間など)のデータをChatGPTにインプットすると、ChatGPTはこのデータに基づいて分析レポートを自動で作成します。
具体的には、「定着率が低い部署」、「高パフォーマンスな従業員の共通特性」などの分析やインサイトを提示してくれるでしょう。

このようにしてChatGPTを活用することで、人事データの収集から解析、そして戦略策定までの一連の流れが効率的かつ迅速に進行するでしょう。

ChatGPTを活用したデータ分析を行うには、有料プランの「ChatGPT Plus」や大企業向けの「ChatGPT Enterprise」でのみ使える「Advanced Data Analysis(旧コードインタープリター)」機能が有効です。
「Advanced Data Analysis(旧コードインタープリター)」は、初心者でも高度なデータサイエンティストのようなデータ分析が簡単に行えてしまう超便利な機能です。以下の記事で設定方法や使い方など詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。


人事・採用業務におけるChatGPT活用のメリット

人事・採用業務におけるChatGPT活用のメリットは次の2つがあります。

  • メリット1.業務効率化による生産性向上
  • メリット2.正確性や精度の向上

メリット1.業務効率化による生産性向上

人事・採用業務には、まだまだアナログな手作業が多くあります。

ChatGPTの活用により、人事採用業務の多くのプロセスが自動化または半自動化されることで、組織全体の生産性が大きく向上します。特に、初期のスクリーニングや簡単な質問応答、書類作成などが自動化されるため、人事担当者はより高度な業務、例えば、戦略的な人材プランニングや社員のスキルマッピングなどに集中できます。

これにより、採用の速度が上がるだけでなく、より質の高い採用が可能になり、結果として組織の競争力が高まるでしょう。

メリット2.正確性や精度の向上

ChatGPTの活用は、採用プロセスの公平性と正確性を高める効果があります。

一例として、各候補者が持つスキルと経験を客観的に評価するアルゴリズムを組み込むことができます。これにより、主観や偏見が入り込む余地が減少し、全ての候補者に公平な評価が施されます。

さらに、大量のデータを効率的に処理し、より正確な採用判断を下すための洞察を提供することができます。このような精度の高い分析は、最終的に高いパフォーマンスと成果をもたらすチーム作りに貢献するでしょう。


人事・採用業務におけるChatGPT活用の留意点

人事・採用業務におけるChatGPT活用にはメリットが多くありますが、留意すべきポイントもあります。

  • 留意点1.誤った情報を生成する可能性がある
  • 留意点2.データが古い(2022年1月まで)
  • 留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.誤った情報を生成する可能性がある

ChatGPTは非常に強力で便利なツールですが、「完璧」ではありません。
ときには誤った情報を創作したり、指示内容を誤ってしまうことがあります。

従って、ChatGPTを業務で活用する場合は、回答をそのまま鵜呑みにせずに、必ず人手による精査(ファクトチェック)や調整を加えることが不可欠です。

留意点2.データが古い(2022年1月まで)

ChatGPTは2022年1月までのインターネット上の情報を学習したAIモデルのため、それ以降の最新情報は把握していません。
そのため、2022年1月以降の最新情報の調査などではChatGPTを活用せずに、自ら信頼のおける情報源等で確認するようにしましょう。

そもそも、ChatGPTは「文章・コードの生成やチェック」や「データの分析」などを得意としており、情報の「検索」には不向きです。
ChatGPTを活用するにあたっては、これらの特性を踏まえ適切に活用することが重要です。

留意点3.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した従業員や応募者などの個人情報や機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを活用する際には、ChatGPT(プロンプト)に個人情報(従業員や応募者の氏名など)、機密情報は絶対に入力しないようにしましょう
特に、人事・採用業務においては従業員や応募者の個人情報を多く取扱うため慎重な取り扱いが求められます

【あわせて読みたい】日本企業の導入・活用事例

日本企業におけるChatGPTの導入・活用事例はこちらの記事をご参考にしてください。


最後に

本記事は、人事・採用業務に従事する方に特に効果的なChatGPTの活用方法について詳しく解説しました。

まだまだアナログで手作業も多い人事・採用業務ですが、ChatGPTを上手に活用することで業務効率化や正確性・精度を向上できる業務やプロセスが多くあることが確認できたかと思います。

この記事が、人事・採用業務に従事する方や人材業界で働く方のChatGPT活用の参考になれば幸いです。

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