ChatGPTで業務日報を作成する方法とプロンプトを解説!

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ChatGPTで業務日報を作成する方法とプロンプトを解説!

日々の業務日報の作成・提出をルールとしている会社も多いと思います。

ただでさえ日々の業務に追われている中で業務日誌の作成を面倒くさく感じてる方や、業務日報の作成が苦手な方、新入社員でどのような内容を記載したらいいかわからない方なども多いのではないでしょうか。

そんな業務日誌の作成も、ChatGPTを活用すれば効率化して時間を大幅に短縮できたり、業務日報を書くのが苦手な方や新入社員の方でも上司から指摘されないような業務日報を作成することができるようになります。

この記事では、ChatGPTを使って業務日報を作成する方法と具体的なプロンプト(コピペ可)を詳しく解説します。

どんな職種の方でも利用できる汎用的なプロンプトなので、ぜひ試してみてください。

ChatGPTを活用して業務日報を作成する方法とプロンプト

ChatGPTを使って、業務日報を作成する方法と具体的なプロンプトを解説します。

  • 業務日報を作成するプロンプト
  • ChatGPTを活用して業務日報を作成するコツ

業務日報を作成するプロンプト

業務日報のテンプレートは各社まちまちですが、最も汎用的なテンプレートで業務日報を作成できるプロンプトを紹介します。

いくつものプロンプトを試してきましたが、このプロンプトなら「本日行った業務」を簡単に記載するだけで、それらしい業務日報を一瞬で作成してくれます。

{ }の箇所に追記することで、面倒な業務日報の作成にかかる時間を1/10以下に削減できますよ。
コピペしてぜひ試してみてください。

▼業務日報を作成する汎用プロンプト

あなたはビジネスパーソンの教育・育成のプロフェッショナルです。
以下の内容を忠実に守り、最高の業務日報を作成してください。

#入力者の職種
{ここに記載してください}

#入力者の本日の業務内容
{ここに記載してください}

#制約条件
・前向きで入力者の有能さが伝わるような内容を作成してください。
・不足する情報については、合理的に推測される範囲で内容を追加・補足してください。
・出力形式のそれぞれの項目の文章を200字以上で作成してください。
・出来る限り箇条書きで書いてください。

#出力形式
以下の4項目で構成される。
・本日の業務目標
・本日行った業務内容
・振り返り・気がついたこと・反省
・明日の業務目標

では、営業職のビジネスパーソンを想定して、{ }の箇所に業務内容を追記してChatGPTがどのような業務日報を作成してくれるのか、見てみましょう。

▼営業職の人のプロンプト例

あなたはビジネスパーソンの教育・育成のプロフェッショナルです。
以下の内容を忠実に守り、最高の業務日報を作成してください。

#入力者の職種
・営業職

#入力者の本日の業務内容
・●●商事/佐藤部長との初面談。CRMツールのニーズを確認したところ、営業人員も少なく、各自がExcel等で管理しておりそこまで課題感はないとのこと。次回、改めて往訪し提案する。
・営業会議1件
・提案書作成
・事務作業

#制約条件
・前向きで入力者の有能さが伝わるような内容を作成してください。
・不足する情報については、合理的に推測される範囲で内容を追加・補足してください。
・出力形式のそれぞれの項目の文章を200字以上で作成してください。
・出来る限り箇条書きで書いてください。

#出力形式
以下の4項目で構成される。
・本日の業務目標
・本日行った業務内容
・振り返り・気がついたこと・反省
・明日の業務目標

▼ChatGPTの実際のの出力結果はこちら。

ChatGPTを活用して業務日報を作成した結果

いかがでしょうか。本日行った業務内容を、簡単に記載するだけでこれだけの情報を作成してくれました。

事実と異なる部分は多少修正する必要があると思いますが、これだけの内容をゼロから自分で作成するよりも大幅に時短を実現できそうです。

業務日報の中でも特に面倒くさい「振り返り・気がついたこと・反省」のような内容も自動で生成してくれたのは驚きです。

ChatGPTを活用して業務日報を作成するコツ

上記ではChatGPTを活用して業務日報を作成する方法とプロンプトを解説しましたが、ChatGPTを活用して業務日報を作成するコツを解説します。

  • コツ1.プロンプトにできるだけ具体的な情報を入力する
  • コツ2.出力結果を自分で確認して編集する

コツ1.プロンプトにできるだけ具体的な情報を入力する

実際に行った業務内容を具体的にわかりやすく簡潔に入力するようにしましょう。

具体的な情報が入力されていない場合、ChatGPTが勝手に創作して誤った情報を生成してしまうことがあります。

具体的な情報を記載する際のコツとしては、だらだらと文章で書くよりは、簡潔な文章で箇条書きで記載する方がChatGPTが情報を正しく認識しやすいです。

ただし、ChatGPTは入力された情報を学習して第三者に漏えいしてしまうリスクがあるため、入力する情報は公開情報に限定するようにしましょう。

コツ2.出力結果を自分で確認して編集する

ChatGPTは、簡単な入力内容をもとにそれらしい業務日報を作成してくれます。
ただし、入力情報が不十分だとChatGPTが頭った内容を創作します。

ChatGPTの出力結果を鵜吞みにせずに、事実と異なる内容がないかなど自身の目で必ずチェックをして、編集するようにしましょう。

ChatGPTを活用して業務日報を作成するメリット

業務日報の作成にChatGPTを活用するメリットは次の3つがあります。

メリット1.業務日報を作成する時間を削減できる
メリット2.業務日報を添削してくれる

メリット1.業務日報を作成する時間を削減できる

毎日、業務日報を作成するのってけっこう面倒くさいですよね。

そんな業務日報の作成も、ChatGPTを活用することで簡単な業務内容を記載するだけで、ChatGPTが一瞬で作成してくれるので、業務日報を作成する時間を大幅に削減することができるでしょう。

メリット2.業務日報を添削してくれる

業務日報はChatGPT任せではなく自分で書きたい、という人にもChatGPTは役に立ちます。
自分で書いた業務日報の文章を見直して誤字脱字チェックや言い回しに間違いがないか、読みやすく分かりやすい文章になっているか、などを推敲する作業もけっこう面倒ですよね。

そんな自分が書いた業務日報の添削にもChatGPTは活用できます。
特に、新入社員で業務日報に書きなれていない方や、上司から業務日報の内容でよく注意を受けるような方は、まずはChatGPTに添削してもらうと、今までよりもクオリティの高い業務日報を作成できるはずです。

ChatGPTを活用して業務日報を作成する際の留意点

業務日報の作成にChatGPTを活用するのはメリットもありますが、留意すべきポイントもあります。

留意点1.誤った情報や不自然な文章を作成することがある
留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.誤った情報や不自然な文章を作成することがある

ChatGPTは誤った情報を生成してしまったり、日本語として不自然な文章が生成されることもあります。
これはどんなにプロンプトを改善しても、その可能性を「ゼロ」にすることはできません。

この記事でご紹介したプロンプトを使えば、実践的で使える業務日報を作成してくれますが、それでもChatGPTを使って作成した文章はそのまま使わずに「誤った情報がないか」、「不自然な文章ではないか」を必ず自分の目で確認・編集するようにしましょう

留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した顧客情報・個人情報や自社の機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを使って業務日報を作成する際には、ChatGPT(プロンプト)に顧客情報(取引先名など)、個人情報(担当者の名前など)、機密情報(顧客との詳細な取引内容など)は絶対に入力しないようにしましょう


最後に

この記事は、ChatGPTを活用して業務日報を作成する方法と具体的なプロンプトを解説しました。

毎日の業務日報作成をルールとしている会社も多いと思いますが、日々の業務に追われている中で業務日報を作成するのは面倒ですよね。
また、新入社員の方にとっては、業務日報をどのように作成したらいいか迷われる方も多くいると思います。

そんな方は、この記事を参考にして業務日報の作成や添削にChatGPTを活用してみてください。

ChatGPTで業務日報作成を効率化して、時間の削減とクオリティの向上を実現しましょう。

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