ChatGPTで営業用の手紙を作成する方法とプロンプトを解説!

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ChatGPTで営業用の手紙を作成する方法とプロンプトを解説!

エンタープライズ・大企業や経営者向けの新規開拓営業において、キーパーソン向けに手紙を送付する「手紙営業」を行われることが多くあります。
特に単価の高いエンタープライズ向けSaaSやM&A仲介会社などでは手紙営業がよく活用されています。

そんな手紙営業ですが、いざ自社で実施してみようと思っても、どのような文章の手紙を作成したらいいのかわからずに困ってしまう方も多くいると思います。
現代においてはビジネスでもプライベートでも手紙を書くこと自体が滅多にないため、手紙においてどのような文章を作成したらいいか悩むのも当然です。

そんな手紙営業の文面も、ChatGPTを活用することで時間をかけずに簡単に作成することができます。

この記事では、ChatGPTを活用して営業用の手紙を作成する方法とそのプロンプトを解説します。
汎用的に使えるプロンプトなので、コピペしてすぐに実践で活用できますよ。

新規開拓営業において、手紙営業を実施してみようと考えている方は是非参考にしてください。

ChatGPTに営業用の手紙を書かせるプロンプト

ChatGPTを使って、営業用の手紙を書かせるプロンプトとそのコツを解説します。

  • 1.ChatGPTに営業用の手紙を書かせるプロンプト
  • 2.プロンプト作成のコツ

1.ChatGPTに営業用の手紙を書かせるプロンプト

このプロンプトは、新規開拓営業で面識のない相手に対して面談の依頼をする手紙を作成するものです。

このプロンプトの大きなポイントとして、新規開拓営業でよく使われる実際の手紙の文章を例文として与えているので、その例文をもとにChatGPTが手紙を書いてくれます。
このため、プロンプトが長くなっていますが、例文の箇所は特に修正せずそのままコピペして使ってOKです。

以下の例は、デジタルマーケティングツールを提供する会社の営業マンが証券会社のマーケティング部門の役員宛てに送付する手紙の想定ですが、【 】の箇所を自社に合った内容に変えれば、自社に最適化された手紙を簡単に作成できます。

▼営業用の手紙を書かせるプロンプト

あなたはセールスライティングのプロフェッショナルです。
以下の内容を忠実に守って、最高の成果を出す営業用の手紙の文面を作成してください。

#私の設定
・【デジタルマーケティングツールXXX】を提供する企業に勤務する営業マンです。

#顧客の設定
・企業:【ZZZ会社】
・業種:【証券会社】
・役職:【マーケティング部門担当の執行役員】

#目的
・顧客との面談を設定するために、面識のない顧客に対して面談依頼の手紙を送付する

#【XXX】の特長
・【良質なリードを月1000件以上獲得できる】
・【XXXを通じたリードの成約率は、WEB広告経由のリードに比べ200%以上】
・【顧客獲得コストは一般的なWEB広告に比べ50%以上削減 】

#【XXX】の実績
・【A社:リードを安定的に月500件以上獲得】
・【B社:成約率が300%アップ】
・【C社:リード獲得コストが70%以上削減】

#制約条件
・以下の #例文 の構成と文章をもとに作成してください。

#例文
{{{拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
貴社の決算説明資料やホームページから、今後3年間でAI人材の採用を強化されるご計画であると拝察いたしました。
この度は、貴社の人材採用を統括される○○様に、優秀なAI人材100名以上を短期間で採用でき、さらに採用コストを従来の人材エージェントに比べ50%以上削減できるAI人材採用サービスXXXについてご紹介の機会を賜りたくご連絡いたしました。
弊社は、優秀なAI人材採用を支援する企業で、これまで300社以上のお客様にお選び頂ております。
例えば、メーカーのAAA社、BBB社、総合商社のCCC、DDD社、証券会社のEEE社などにご利用を頂いております。
【実績】
・S社:AI人材を6ヶ月で20名の採用に成功
・B社:AI人材の採用コストを50%削減
・I社:AI人材を1年で100名採用に成功

他にも貴社と同じ不動産業界の実績もございますので、ぜひご紹介させて頂ければと存じます。

ご興味を持っていただけましたら、ぜひ一度ご面談の機会を頂けますと幸甚です。
改めて、ご面談日時のご相談のためにお電話させていただきます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具}}}

▼このプロンプトの出力結果はこちら。

ChatGPTで営業用の手紙を作成するプロンプトの出力結果

少し文章を手作業で調整する必要はありそうですが、実際に十分使える手紙が一瞬で作成できました。

ゼロから自分で頭を悩ませながら書くよりは、いったんChatGPT作成してからそれを手作業で調整する方がかかる時間は少なくとも50%以上削減できると思います。

2.プロンプト作成のコツ

実際に使える手紙を書かせるプロンプトのコツは以下の2つです。

  • コツ1.具体的な情報を入力する
  • コツ2.例文を入力する

コツ1.具体的な情報を入力する

自社・商材に関する情報、顧客に関する情報など出来るだけ具体的な情報をわかりやすく簡潔に入力するようにしましょう。
具体的な情報が入力されていない場合、ChatGPTが勝手に創作して誤った情報を生成してしまうことがあります。

ただし、ChatGPTは入力された情報を学習して第三者に漏えいしてしまうリスクがあるため、入力する情報は公開情報に限定するようにしましょう。

コツ2.例文を入力する

効果がでる営業用の手紙には、成功パターンの「構成」があります。
新規開拓で実際によく使われて効果の出る手紙の構成は以下の通りです。

・時候の挨拶
・なぜあなたに、今、何の件で連絡したのか
・自社の紹介
・実績・事例
・締めの挨拶

上記でご紹介したプロンプトはこの構成に基づき、実際に手紙営業で使われていて効果が出ている文章を例文としてChatGPTに与えています
これによって、効果が出ている実際の手紙をベースにChatGPTがアレンジして作成してくれます。

このように一定の成功パターンが確立している場合は、それをChatGPTに例文として学習させるのが有効です。


ChatGPTを活用して営業用の手紙を作成するメリット

営業用の手紙作成にChatGPTを活用するメリットは次の2つがあります。

メリット1.営業用の手紙作成を時間をかけずに簡単にできる
メリット2.手紙の文章の校正や改善ができる

メリット1.営業用の手紙作成を時間をかけずに簡単にできる

最近では新規開拓の手法として手紙営業もメジャーになりつつありますが、まだ手紙営業を実施されたことがない方も多くいると思います。
そんな初めて手紙営業を実施しようとする方にとって、どのような手紙を書いたらいいのかわからない、送付先1社ごとに手紙を書いてる時間がない、という方も多いのではないでしょうか。

そんな方も、ChatGPTを活用することで送付先1社ごとに最適化した効果の出る手紙を時間をかけずに簡単に作成できてしまいます。

メリット2.手紙の文章の校正や改善ができる

ChatGPTは確かに便利だけど、自分でしっかりと時間をかけて丁寧に手紙を書きたい、という方もいると思います。
そんな方にも、ChatGPTは役に立ちます。

自分が手作業で書いた手紙の文章をChatGPTに与えて校正を指示すれば、誤字脱字のチェックができたり、文章の構成・ストーリーの改善の提案をしてくれます。
自分ひとりでは気づかなったようなミスや改善点が見つかることもありますよ。


ChatGPTを活用して営業用の手紙を作成する際の留意点

営業用の手紙を作成するのにChatGPTを活用するのは便利でメリットもありますが、留意すべきポイントが2つあります。

留意点1.誤った情報や不自然な文章を作成することがある
留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

留意点1.誤った情報や不自然な文章を作成することがある

ChatGPTは誤った情報を生成してしまうことがあります。これはどんなにプロンプトを改善してもその可能性を「ゼロ」にすることはできません。
また、日本語として不自然な文章が生成されることもあります。

上記でご紹介したプロンプトは、実際の手紙営業でよく使われる文章をベースに高い精度で実践的な手紙の文章が作成できるようにしていますが、それでも完全ではありません。

ChatGPTに営業用の手紙を書かせた場合は、そのまま使わずに「誤った情報がないか」、「不自然な文章ではないか」を必ず自分の目で確認するようにしましょう

留意点2.顧客情報・個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTに入力する情報は、ChatGPTを開発するOpenAI社のAIモデルの学習に活用される可能性があることがChatGPTの利用規約に明記されています。

つまり、ChatGPTに入力した顧客情報・個人情報や自社の機密情報などがAIモデルの学習の結果、第三者に漏えいしてしまうリスクがあるのです。

したがって、ChatGPTを使って営業用の手紙を作成する際には、ChatGPT(プロンプト)に顧客情報(取引先名など)、個人情報(担当者の名前など)、機密情報(顧客との詳細な取引内容など)は絶対に入力しないようにしましょう


最後に

この記事は、ChatGPTを活用して営業用の手紙を作成する方法と実践的なプロンプトを解説しました。

エンタープライズ・大企業や経営者向けの新規開拓営業において、手紙営業は高い効果が期待できます。
とはいえ、手紙営業を実施しようと思っても慣れない手紙の文章をどうやって作成したらいいか分からない方も多くいるでしょう。
そんな方は、ChatGPTを活用して自社の商材に最適化された効果の出る手紙を時間をかけずにカンタンに作成しましょう。

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